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Si vous souhaitez créer votre organisme de formation ou que vous êtes déjà formateur indépendant, vous devez savoir que les prestations de formation sont très encadrées. Enregistrement auprès de la Direccte, démarche qualité avec Qualiopi, bilan pédagogique et financier annuel, sans oublier l’édition de nombreux documents avant, pendant et après la formation. Dans cet article, nous faisons le point sur les documents indispensables à toute prestation de formation…
Voici un mémo pratique pour toutes les personnes organisant des formations.
Si vous souhaitez créer votre organisme de formation ou encore digitaliser vos parcours de formation, suivez nos formations pratiques à destination des formateurs et futurs formateurs : notre formation pour créer son organisme de formation et notre formation pour créer une offre de formation en ligne. Allez jeter un œil également à notre parcours complet de formations pour formateurs.
En amont de formation, pensez à louer une salle de formation à l’avance. Dans certaines régions, notamment Paris, plusieurs mois sont nécessaires. Pensez également à affiner vos techniques d’animation de formation.
Lorsque vous faites une proposition de formation, vous devez systématiques accompagner votre devis du programme de la formation.
Attention ce document doit comporter les mentions suivantes :
Exemple de programme de formation
Le contrat sera a édité si vous formez un particulier. Pour les entreprises, c’est la convention de formation qui sera mise en place.
La convention devra intégrer les éléments suivants :
Vous pouvez retrouver des modèles de contrat et convention de formation sur le site de la Direccte de la région Hauts-de-France.
Pour le contrat de formation, vous devrez retrouver les mentions présentes dans la convention en ajoutant ces dernières :
Attention pour les particuliers, un délais de rétractation de 10 jours est obligatoire et vous ne pouvez pas demander plus de 30% d’acompte.
Bonne pratique : Au moment d’éditer le contrat ou la convention de formation, n’hésitez pas à accompagner vos clients dans les différents dispositifs de financement de formation.
Si vous sous-traitez l’animation de la formation, vous devez mettre en place un contrat entre votre organisme et le formateur.
Ce contrat de sous-traitance, doit comporter les mentions obligatoires suivantes :
Vous pouvez retrouver un modèle sur le site centre-inffo.
Le règlement intérieur de votre centre de formation doit informer les stagiaires sur :
C’est un document obligatoire devant être créé, au plus tard, dans les 3 mois suivant le début de votre activité d’organisme de formation.
Un exemple de modèle proposé par travail-emploi.gouv.fr.
La convocation de formation doit être envoyée quelques jours avant la formation.
Elle doit contenir :
Le jour J, vous devez gérer, en plus de l’animation de formation, les obligations administratives, en particulier l’émargement, les attestations diverses à remettre aux stagiaires et l’évaluation des acquis.
La feuille d’émargement constitue la preuve juridique de la réalisation de l’action de formation. Elle doit être signée par demi-journée par les stagiaires et le formateur.
Elle doit contenir :
Exemple de feuille d’émargement proposée par le site prefectures-regions.gouv.fr
L’attestation de présence est le document attestant du bon suivi de la formation par le stagiaire. Elle sera à envoyer, avec la feuille d’émargement à l’employeur et à l’organisme financeur pour justifier l’action de formation.
L’attestation doit contenir les informations suivantes :
L’attestation de formation est délivrée au stagiaire à l’issue de la Formation. Elle lui permettra de justifier ses acquis. Elle est confidentielle, elle ne doit être donnée qu’au stagiaire.
L’attestation doit contenir les informations suivantes :
Afin de rendre compte de l’assiduité des stagiaires, le formateur est tenu d’évaluer les acquis.
L’évaluation peut se faire via différentes manières :
Dans la pratique le QCM reste le plus simple à mettre en place mais attention, en cas de formation certifiante le simple QCM ne suffira pas à déterminer l’acquis des compétences, il faudra alors se tourner vers un écrit (cas pratique) suivi d’un oral.
La formation terminée, les obligations des organismes de formation continuent…
L’évaluation à chaud sera effectuée dès la fin de la formation, alors que l’évaluation à froid pourra intervenir 1 à 3 mois après. La prise en compte des évaluations et des retours des stagiaires et donneurs d’ordre est obligatoire dans une démarche qualité.
L’évaluation à chaud devra :
L’évaluation à froid devra :
En parallèle, l’évaluation du formateur en fin de formation permettra :
Les documents à éditer sont nombreux, il pourra être judicieux de s’équiper d’un CRM dédié à la formation pour faciliter les choses. Pour ma part j’utilise Digiforma, n’hésitez pas à utiliser mon code parrain pour bénéficier d’un mois gratuit : PARRAIN-9432013658
Et pour être encore plus efficace, suivez nos formations pour formateur, notamment le premier module de notre parcours « création et développement d’une activité de formation » qui s’intéresse à la partie administrative.
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Un organisme de formation peut il exiger du formateur sous traitant de lui donner tous les cours, évaluations, supports et autres faits et utilisés lors d une formation?
Bonjour, c’est une négociation entre l’organisme qui délègue et l’organisme sous-traitant (formateur), il n-ya pas de règle en la matière. Bonne journée 🙂
MERCI BEAUCOUP !
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Sylvain LEMBERT
Consultant-formateur
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Sylvain LEMBERT
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