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Découvrez des idées et des outils pour optimiser votre service Ressources Humaines : gestion, notes de frais, recrutement, communication…
À l’ère de la transformation digitale, les PME ont tout intérêt à se tourner vers de nouvelles méthodes et outils pour gagner en productivité et se développer. Si les nouvelles technologies sont indispensables du côté commercial, elles le sont aussi pour les fonctions support telles que les Ressources Humaines. Voici quelques idées d’actions intéressantes pour mieux répondre à vos besoins internes et améliorer votre service RH.
Pour aider votre service RH au quotidien, il est recommandé de se tourner vers un logiciel SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines). Cet outil vous permet de gérer à la fois l’administration du personnel, les bulletins de paie, les formations et les recrutements : un véritable couteau suisse ! Une fois le logiciel SIRH mis en place dans votre entreprise, tous vos dossiers salariés sont dématérialisés et centralisés sur la plateforme, un vrai gain de temps !
Il est bien connu que la gestion des dépenses professionnelles et des frais kilométriques des salariés peut être une tâche très chronophage. Si certains sont encore à la méthode de scan des frais par le biais de la photocopieuse, il peut alors être intéressant d’opter pour une application mobile de notes de frais telles que N2F ou encore Jenji. Ces applications sont en capacité d’extraire les données d’un justificatif à partir d’une simple photo prise par le collaborateur.
Vous imprimez toujours les bulletins de paie de vos collaborateurs et vous leur distribuez chaque mois en passant dans les bureaux ? Vous pouvez désormais vous épargner cette tâche en proposant à vos collaborateurs l’envoi de leurs bulletins dans un coffre-fort numérique sécurisé à l’instar de Digiposte, eDocPerso ou encore MyPeopleDoc.
Pour rappel, voici les indications du gouvernement à ce sujet : « Depuis 2017, la dématérialisation de la fiche de paie est devenue le principe et le format papier l’exception, sauf en cas de désaccord du salarié. Pour la remise de la fiche de paie électronique, l’employeur doit indiquer au salarié les conditions dans lesquelles la fiche de paie est disponible. »
Vous êtes une PME en phase croissante de recrutement ? Il peut être alors pertinent de s’appuyer sur un ATS (Applicant Tracking System) qui va faciliter la diffusion de vos offres d’emploi et la gestion de vos candidatures entrantes. Ce qui est très intéressant, c’est que grâce à ce type de solutions, vous avez la possibilité d’automatiser les mails ou SMS de réponses à vos candidats et de les personnaliser avec votre logo et couleurs d’entreprise.
En jargon RH, l’onboarding consiste à accueillir le nouveau collaborateur dans son entreprise et de lui donner les clés nécessaires pour bien démarrer à son nouveau poste. Cela nécessite donc de mettre en place certaines actions.
Voici des idées pour vos futurs onboarding dans votre PME :
Oui, vous avez bien lu : trombinoscope. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Il s’agit d’un document qui centraliser les photos de tous les collaborateurs d’une entreprise, en mentionnant les noms et les fonctions spécifiques. Il est important pour les nouveaux collaborateurs, qui peuvent alors s’y référer pour mieux connaître les autres. Si certaines entreprises ont eu l’habitude de réaliser un trombinoscope papier, il est préférable désormais de créer un trombinoscope en ligne. Vous pouvez le faire notamment en passant par des outils d’organigramme comme Lucidchart ou bien par un outil facile d’utilisation tel que Trello qui permet de créer des cartes avec des photos.
En complément des mails que vous envoyez déjà à vos collaborateurs, vous pouvez aussi mettre en place un réseau social d’entreprise que l’on pourrait comparer à un « intranet » ou imager par l’expression : « un Facebook d’entreprise ». Ainsi, vous facilitez la transmission de vos informations RH mais vous améliorez aussi la communication entre les différents services de votre PME. Des exemples de solutions pour lancer son réseau social d’entreprise : Yammer de Microsoft, Jamespot ou encore Talkspirit.
Et si vous organisiez des événements pour renforcer la cohésion entre vos collaborateurs et maintenir leur motivation et leur bien-être ? Voici quelques idées d’événements à mettre en place :
Donnez la parole à vos équipes ! Ils ont peut-être des idées très intéressantes à mettre en place pour la vie quotidienne de votre entreprise et le bon fonctionnement de chaque service. Il peut être intéressant de proposer une boîte à idées (physique ou en ligne), où chacun peut anonymement proposer des idées ou donner leurs avis pour contribuer au développement de votre PME.
Pour continuer à optimiser votre service RH, il est aussi recommandé de suivre au quotidien l’actualité dans le domaine des Ressources Humaines, notamment en consultant des médias référents à l’instar de HelloWorkplace. Ce média vous permettra de connaître les dernières nouveautés sur le marché de l’emploi mais aussi de découvrir les bonnes pratiques à adopter pour votre équipe RH !
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