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Tandis que de nombreux événements ont déjà annoncé un report ou une annulation (MWC, F8 de Facebook, I/O Google 2020, SXSW…), comment les organisateurs du secteur de la tech prennent-ils leur décision de maintenir, reporter ou annuler leur événement ? Quel est l’impact d’une telle décision pour des salons ou des conférences, qui s’appuient principalement sur le présentiel et le networking pour attirer des participants ?
Alors que le gouvernement vient d’interdire les rassemblements de plus de 1000 personnes jusqu’au 15 avril, dans le but d’éviter la propagation du coronavirus, l’épidémie prend de l’ampleur en France et touche l’ensemble des régions sur le territoire. Dans le secteur de la tech, de nombreux événements devaient se dérouler dans les prochaines semaines.
Comment s’organiser, prendre la décision de maintenir, reporter ou voire annuler un événement dans ces conditions ? Nous avons interrogé les organisateurs de VivaTechnology, Webisland, SEO Camp’us Paris et des BigBoss, qui nous expliquent comment une telle décision peut être envisagée, quels en sont les impacts et si des solutions alternatives existent pour ce type d’événement.
SEO Camp, l’association qui organise le SEO Camp’us Paris, a annoncé il y a quelques jours le report de son événement, qui devait avoir lieu fin mars, aux 28 et 29 septembre 2020. Une décision qui n’a pas été facile à prendre, comme nous le précise Zohra Belmadhi, présidente de SEO Camp : « nous avons dû être très réactifs, il a fallu agir vite, car plus nous attendions, plus les choses auraient été compliquées. Nous suivions l’actualité de près et craignions que le passage en phase 3 ait des répercussions importantes sur l’événement et la participation des visiteurs. »
Car l’association SEO Camp avait communiqué quelques jours auparavant que l’événement était maintenu… « Ce n’était pas dans nos plans de reporter l’événement ! Nous avions envisagé de placer des solutions hydroalcooliques à plusieurs endroits durant l’événement pour faciliter le lavage des mains et nous avions envoyé un message avec des mesures de précaution à prendre avant de venir. C’est vraiment l’actualité et l’inquiétude grandissante qui nous ont amené à envisager sérieusement le report. À notre plus grand regret. Nous ne voulions pas céder à la psychose, nous étions déterminés à maintenir l’évent à la date prévue, car nous étions prêts, y compris psychologiquement. Mais l’actualité vous rattrape. La menace qui pesait sur les fermetures d’établissements scolaires, le ralentissement des transports… Cela commençait à se sentir sur la vente de billets également. »
Du côté de Webisland, dont l’événement est prévu le 3 avril, l’événement est pour l’heure « totalement maintenu ». Si la question de l’annulation n’est pas d’actualité, un report pourrait être envisagé. « Nous nous tenons informés au quotidien des mesures gouvernementales et nous informerons nos participants dès que possible si la situation évolue. En tant qu’organisateur, notre rôle n’est pas que de proposer du contenu qualitatif à nos participants, c’est réellement de leur faire vivre une expérience. Sans présentiel, Webisland n’aurait pas de raison d’être, ce n’est donc pas une solution envisagée », explique Thomas Bodin, co-fondateur et administrateur de Webisland.
Les BigBoss, qui mettent en relation des annonceurs avec des prestataires, la situation est elle aussi surveillée de très près, comme nous le raconte Alexandre Nobecourt, DGA Communautés et Contenus : « c’est un sujet qui nous touche comme tous les organisateurs d’événements. Nous restons très attentifs et en veille. Nous suivons l’évolution de l’épidémie tous les jours, heure par heure, ainsi que les mesures prises par le gouvernement pour prendre les dispositions nécessaires. Nous n’avons pas été confrontés pour l’heure à des annulations de participants. Tous nos événements sont actuellement maintenus. »
Lorsque la décision du report est prise, il faut prendre alors ses dispositions. L’association SEO Camp a ainsi dû contacter rapidement l’Usine, où devait se dérouler le SEO Camp’us Paris fin mars. « Lors d’un événement de cette taille, il faut savoir que des pénalités peuvent être appliquées en cas d’annulation ou de report. Après échange, la salle a accepté l’éventualité d’un report sans frais à condition de donner une réponse sous 48h. J’ai convoqué une réunion avec les membres participant à l’organisation de l’événement. Nous avons fait un tour de table et chacun s’est exprimé. La très grande majorité des personnes se sont accordées en faveur d’un report de l’événement. »
La question du lieu de l’événement est également un sujet pour Les BigBoss. « Sur Paris, nous avons des accords avec certains lieux pour pouvoir requalifier des dates rapidement, soit pour cet été soit pour la rentrée de septembre. Nous avons déjà identifié des solutions de report. Si nous étions amenés à prendre la décision de reporter un événement, nous communiquerions la nouvelle date à nos BigBoss, afin qu’ils prennent leurs dispositions en fonction de leur agenda. »
Car l’option privilégiée est bien de décaler les événements prévus à l’agenda des BigBoss plutôt que de les annuler. « Nous ne sommes pour l’instant pas impactés par la consigne, qui a été actée par le gouvernement et qui concerne les événements de plus de 1000 personnes, pour les formats que nous proposons. Que ce soit pour les verticales Tourisme & Loisirs, la Journée RH ou Food, et la Summer Édition 2020, nos événements concernent entre 40 et 700 personnes maximum. La prochaine verticale, qui doit se dérouler à Deauville, les 24 et 26 mars avec 120 participants, est maintenue. » En ce qui concerne l’événement de la Summer, les BigBoss espère une amélioration de la situation dans les semaines à venir. « L’objectif, pour nous, est que d’ici fin avril, il y a une vraie régression de l’épidémie du coronavirus et qu’on revienne à une situation normale. »
C’est également le souhait du salon VivaTechnology, le grand rendez-vous de l’innovation, prévu en juin prochain. « VivaTech a conscience que la situation est particulière avec le coronavirus et a une pensée pour tous ceux qui sont touchés dans le monde. L’événement ayant lieu dans plus de 3 mois, les dates du 11 au 13 juin sont maintenues*. La santé et la sécurité des visiteurs, partenaires et équipes est la priorité. La direction de VivaTech est en contact régulier avec les autorités compétentes pour suivre et respecter toutes leurs recommandations. Toute l’équipe travaille ardemment pour faire de cette 5e édition un grand succès », précise Julie Ranty, Directrice Générale de Vivatechnology.
*Edit du 19/03/2020 : le salon VivaTechnology est annulé en raison du Coronavirus. Les organisateurs réfléchissent à des solutions alternatives.
Car en termes de logistique, de présence des speakers, des entreprises et au niveau de la billetterie pour les participants, la décision d’annuler ou de reporter un événement peut être lourde de conséquences. « Un report de l’événement aurait un impact global avec une hausse éventuelle du no show, l’obligation de devoir déployer un dispositif de communication important pour avertir tous nos participants, sponsors, speakers, etc., confirme Thomas Bodin de Webisland. Il est probable que notre programmation serait bousculée avec des speakers qui ne seraient peut-être pas présents à une date ultérieure. Nous devrions retravailler à l’organisation de l’événement pour qu’il soit de nouveau prêt en très peu de temps. »
Pour le SEO Camp’us Paris, qui a pris la décision de le reporter à la rentrée de septembre, il faut s’organiser pour assurer la continuité de l’événement. « Cela représente évidemment beaucoup de travail et nous sommes en plein dedans. Nous avons communiqué le plus rapidement possible auprès de tous les participants pour que chacun ait le temps de se réorganiser. Nous contactons les speakers pour confirmer leur disponibilité aux nouvelles dates et procéder à leur remplacement le cas échéant. Nous contactons également tous les sponsors individuellement. Niveau billetterie, nous avons proposé le remboursement des billets pour ceux qui le souhaitent. Nous devons donc gérer les remboursements. Nous contactons également tous les prestataires et cela fait du monde ! Nous répondons également aux participants qui nous interrogent par mail. Bref, c’est une période très chargée ! », détaille Zohra Belmadhi.
On peut aussi citer l’exemple du festival SXSW, qui devait avoir lieu du 13 au 22 mars à Austin, aux États-Unis. L’annulation de l’événement a entraîné le licenciement d’un tiers des employés, soit une cinquantaine de personnes.
La question du report ou du maintien d’un événement à la date prévue impliquerait un changement de stratégie, que peu d’événements sont aujourd’hui prêts à envisager, tant la question du présentiel est primordiale pour networker, rencontrer de nouveaux interlocuteurs et élargir son réseau.
« Nous sommes convaincus que le temps de la relation entre les hommes et les femmes est indispensable pour pouvoir innover de façon collective. VivaTech est un rendez-vous, un lieu d’échange et de partage entre personnes physiques : corporate, VCs, startups… Celles-ci se disent d’ailleurs très satisfaites de leur expérience Vivatech, et cela est directement lié à la qualité des relations nouées. VivaTech est un formidable levier pour accélérer le business. Et c’est encore plus important, alors que la communication passe de plus en plus par le digital », confirme Julie Ranty. « Cinq minutes de conversation en face à face sont bien plus efficaces que 5 heures au téléphone ou 500 emails. Nous suivons attentivement la situation, mais rien n’indique aujourd’hui qu’il sera nécessaire de revoir le format de notre rendez-vous. »
L’aspect présentiel est aussi une donnée essentielle pour un événement comme Webisland ou les rencontres des BigBoss. « Ce n’est pas qu’une suite de conférences, qui pourraient être diffusées en ligne, c’est une ambiance, une expérience à vivre en physique. Nous mettons un point d’honneur à créer un décorum important, une ambiance sonore et lumière, afin de plonger nos participants dans notre univers », ajoute Thomas Bodin de Webisland. Le constat est le même pour Alexandre Nobecourt des BigBoss : « nous sommes dans une notion de phygital, où l’humain est au cœur de tout et où la relation client est basée sur la confiance entre les deux parties. Si nous étions amenés à décaler un événement ou un projet à court terme, nous pouvons envisager de les accompagner, en gérant leurs meetings en visio conférence. Nous réfléchissons également à mettre en place des meetings digitalisés. Mais ce ne sont pas des solutions que nous déploierons à grande échelle. Ce serait au cas par cas, en fonction des besoins de notre communauté. Nous privilégierons toujours le présentiel associé au digital, avec nos algorithmes et nos outils de matching. Nous nous adapterons pour dégainer rapidement, si nous avons des besoins pour honorer des rendez-vous virtuels entre BigBoss et sponsors ».
Pour le SEO Camp’us Paris, la présentiel fait partie de la richesse de l’événement. « Le SEO Camp’us Paris est un événement, où le networking, le partage d’expérience, les échanges sont primordiaux. Des conférences en ligne dénatureraient profondément l’événement et nous passerions à côté de beaucoup de choses. Tous les participants vous le diraient. La valeur ajoutée du SEO Camp’us Paris, c’est le côté convivial. Lors de cet événement, le digital marketing est paradoxalement profondément humain et réel. Toute la richesse vient des échanges que l’on peut avoir avec les uns et les autres, speakers, sponsors et participants », confirme Zohra Belmadhi.
Annulation ou report, voici la liste des prochains événements web, qui ont d’ores et déjà annoncé qu’ils ne se dérouleront pas aux dates initialement prévues.
Retrouvez toutes les dates des prochains événements web dans notre agenda !
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