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La rentrée parait déjà loin. La fin d’année approche à grands pas. Entre les dossiers à boucler et les projets à lancer, ce moment de l’année reste très chargé ! Cependant, l’événement de fin d’année demeure une tradition bien ancrée dans notre pays. Une question se pose : faut-il organiser un événement d’entreprise de fin d’année ?
Les raisons d’organiser un événement sont nombreuses :
Le thème de Noël s’impose presque de lui-même avec sa décoration sapin, ses cadeaux et les guirlandes, et son dress code assorti !
Mais vous pouvez aussi très bien imaginer des thématiques spécifiques en fonction de votre activité, votre actualité, la saisonnalité, le lieu de l’événement… On peut ainsi envisager une soirée polaire givrée avec une scénographie hivernale et glacée, ou encore orienter sa soirée autour des thèmes suivants :
Pour plus d’idées de thème, cliquez ici.
Pour un événement réussi, il est essentiel en amont de définir précisément certains critères :
Fixer une date devra être anticipé.
En effet, toutes les entreprises vont organiser leur fête de fin d’année sur une période très courte.
Globalement avec les vacances scolaires, vous disposez de 2 semaines pour organiser votre événement de fin d’année, voire 2 jeudis ou 2 vendredis…
Les lieux, les artistes et autres prestataires événementiels risquent d’être réservés très rapidement.
Dès que votre choix sera arrêté, envoyez très rapidement un save the date à vos convives afin qu’ils réservent cette date.
Le format de votre soirée de fin d’année sera aussi conditionné par les objectifs de l’événement et le public concerné – sans oublier le budget !
Votre agence événementielle pourra vous conseiller pour concevoir votre soirée et opter pour une soirée de gala ou soirée événementielle, un dîner cocktail ou dîner assis, un dîner spectacle…
Une question se pose très en amont : faut-il privilégier un événement dans les locaux de l’entreprise ou louer un lieu spécifique ?
La définition des éléments précédents (objectif, cible, budget) vous aidera à guider votre choix.
Si votre objectif principal est d’offrir un moment convivial et festif pour vos collaborateurs, vous pouvez opter pour vos propres locaux.
Il est tout à fait possible de transformer vos espaces pour en faire de véritables lieux événementiels.
Vous organisez plutôt une soirée de gala en invitant notamment des clients. Il est alors préférable de réserver un lieu extérieur à vos locaux.
La thématique vous guidera dans le type de lieu à sélectionner tout comme votre secteur d’activité, le public cible et les objectifs de votre événement.
Vous souhaitez proposer une expérience mémorable, préférez un lieu atypique et différenciant.
Selon les objectifs dédiés à cet événement d’entreprise, vous pouvez opter pour différents formats de soirée.
Vous comptez peut-être profiter de cet événement pour renforcer la cohésion d’équipe ou fédérer vos salariés autour d’un intérêt commun.
Offrir une soirée conviviale dans un lieu inédit représentera une véritable parenthèse dans le quotidien de vos équipes.
Construisez ainsi votre soirée avec des activités de teambuilding, des événements sportifs, des ateliers d’équipes ou autre escape games…
Toutes ces animations sauront fédérer et mobiliser vos invités.
La soirée de gala va laisser un souvenir mémorable aux participants. Elle doit non seulement marquer tous les esprits mais aussi valoriser chaque invité. Raffinement, luxe, élégance sont les maîtres mots d’un tel événement.
C’est aussi l’occasion pour l’entreprise de véhiculer une image qualitative, notamment auprès de ses clients et partenaires.
C’est une soirée qui s’organise autour des prises de paroles de l’entreprise, discours qui doivent être au service des objectifs de l’événement et suffisamment mis en scène.
Événement de représentation par excellence, le lieu, la scénographie et la décoration doivent créer la surprise. Il en est de même pour les animations qui doivent marquer les esprits et proposer des activités haut de gamme en cohérence avec votre thème et votre soirée.
La soirée des vœux est l’occasion de faire le bilan de l’année et de remercier les équipes. Cette cérémonie des vœux permet aussi de présenter les objectifs de la nouvelle année et la stratégie mise en place.
C’est un événement festif par excellence qui doit se dérouler dans une ambiance chaleureuse et détendue.
Il est possible d’inviter les proches de vos équipes. Comme pour une journée portes ouvertes, c’est ainsi l’occasion de fidéliser vos équipes.
La soirée de fin d’année peut effectivement être l’occasion de récompenser les salariés, les engagements, les innovations…
Vous pouvez ainsi organiser votre soirée autour de remise de prix et de trophées.
Celle-ci doit impérativement être animée par un véritable animateur au risque de lasser très vite les invités.
Dynamisez votre événement avec une mise en scène digne d’un plateau TV.
Cependant, la remise de prix n’est qu’un temps fort durant la soirée. Prévoyez un programme d’animations fédératrices et festives pour tous les invités, qu’ils soient lauréats ou non.
Les soirées de fin d’année sont souvent l’occasion de faire passer des messages.
Au-delà de ces prises de parole, les participants doivent aussi et surtout passer un moment divertissant et festif. Les animations sont essentielles pour construire un programme captivant.
Pour composer un scénario efficient, il faut avant tout tenir compte du public cible, de ses attentes et de ses freins et bien évidemment prendre en considération les objectifs de l’événement.
Pensez aussi à choisir des animations qui viendront nourrir la thématique de la soirée.
Pour une soirée mémorable, vous devez programmer différents types d’animation :
Mélanger les formats d’animations permettra aussi de rythmer la soirée et ainsi d’éviter tout moment d’ennui aux invités.
Un événement est l’occasion pour une entreprise de communiquer autour de ses valeurs et missions.
Profitez ainsi de cet événement fédérateur pour mettre en avant vos engagements environnementaux.
Il n’y a bien évidemment aucune obligation d’offrir un cadeau lors d’une soirée de fin d’année.
La période étant cependant festive, un cadeau est une marque d’attention particulière qui fait toujours plaisir. C’est aussi une forme de reconnaissance et de valorisation des invités.
La liste des cadeaux possibles est très large. L’important est d’offrir un cadeau porteur de sens, personnalisable aux couleurs de l’entreprise et eco-friendly.
Quel que soit le type de soirée organisée, il est essentiel de créer de l’émerveillement chez vos invités.
Chaque point de contact avec votre public durant votre événement doit les surprendre.
Pensez aussi aux petits détails qui sauront faire la différence.
En jouant sur les 5 sens, vous pourrez créer un véritable effet whaou inoubliable. Vous serez ainsi peut-être obligé de faire appel à une agence événementielle.
La décoration et la scénographie doivent proposer une expérience exceptionnelle qui viendra immerger vos convives dans un univers festif et merveilleux.
Plus qu’un programme à composer, votre événement doit mettre en scène et concevoir des moments chargés d’émotion tout au long de la soirée. Cette émotion ressentie, génératrice de souvenirs mémorables, sera la preuve d’un événement réussi pour fêter la fin d’année. Voire la nouvelle année selon la date à laquelle vous l’organisez !
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