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Si vous avez un organisme de formation ou que vous souhaitez en créer un, vous le savez, vous devez obtenir la certification Qualiopi qui remplacera Datadock. Découvrez, dans cet article, tout ce qu’il faut savoir à propos de Qualiopi ainsi que toutes les étapes clés de la démarche de certification de votre offre de formation…
Sommaire de l’article :
Découvrez notre parcours de formation « Création et développement d’une activité de formation ». Des formations pratiques pour créer une offre de formation, y voir plus clair dans les démarches, apprendre la pédagogie et devenir un bon formateur. Des ateliers pour créer son offre et avancer dans ses démarches. Cliquez ici pour découvrir le programme. Vous pouvez également suivre ces liens pour retrouver notre formation pour créer son organisme de formation et notre formation pour développer sa formation en ligne.
La certification qualité Qualiopi a pour objectif d’attester la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires de formation (ou action concourant au développement des compétences).
Note importante : la certification Qualiopi devait initialement rentrer en vigueur à partir de janvier 2021, du fait du Covid-19, celle-ci a été reportée d’un an soit en janvier 2022 (Source : legifrance.gouv.fr).
A partir de 2022, Qualiopi sera obligatoire pour réaliser des actions de formation pouvant être financées. Si vous n’avez pas cette certification, vos clients / apprenants ne pourront plus obtenir de financements pour vos formations via les OPCO (Ex OPCA), le CPF ou autres organismes financeurs.
Si vous êtes prestataire de formation ou êtes entrain de créer votre organisme de formation, il est donc essentiel d’obtenir cette certification et de s’y préparer dès maintenant.
En effet, comme au début de Datadock, tous les organismes de formation vont devoir passer cette certification ce qui va surement provoquer des délais de traitement assez longs. Surtout que, contrairement à Datadock, il y-a un vrai audit de votre organisme.
Vous devrez également surement adapter certains de vos proccess, documents ou méthodes de travail pour être en conformité avec le référentiel national qualité (RNQ) qui liste l’ensemble des critères qualité qu’un organisme de formation doit respecter.
Le référentiel national qualité est le document officiel qui indique les 7 critères qualité à respecter. Ces critères sont divisés en 32 indicateurs pour lesquels vous devez préciser vos process.
Vérifiez ensuite que votre organisme de formation respecte bien l’ensemble des indicateurs qualités. En sachant que certains critères ne concernent que certains cas (exemple critères spécifiques pour les CFA, VAE ou encore pour les formations certifiantes).
A ce stade, afin de gagner du temps par la suite, je vous conseille de rédiger un document dans lequel vous expliquez vos démarches pour chacun des critères et mentionnez les éléments de preuve (pièces justificatives). Avoir un document de ce type, vous permet d’être plus efficace lors de l’audit.
Si vous avez fait Datadock, certains éléments peuvent être réutilisés en les adaptant.
Vérifiez, par exemple, que tous vos documents encadrant vos prestations de formation comportent les mentions obligatoires.
Ensuite, vous devez sélectionner votre organisme certificateur. Il y-en a une quinzaine, retrouvez-les plus bas dans la partie « les organismes certificateurs ».
Prenez rendez-vous avec votre certificateur pour qu’il puisse auditer votre organisme de formation. L’audit peut se faire dans vos locaux ou dans les locaux du certificateur.
En option, certains certificateurs vous proposent un pré-audit.
Généralement le pré-audit se fait par téléphone, c’est une sorte d’examen blanc ou l’auditeur passe en revue les différents critères et vous fait d’éventuels retours sur vos non-conformités que vous pouvez corriger d’ici le vrai audit.
Je vous conseille de prendre cette option car cela vous permet d’adapter les choses si besoin. Dans mon cas, cela m’a permis de faire des adaptations pour gagner du temps lors du vrai audit.
Après analyse de votre dossier, l’organisme certificateur vous fait un retour en mentionnant les non-conformités de votre organisme. Il vous fournit un rapport provisoire d’audit comportant les éventuelles non-conformités.
Il existe deux types de non-conformités :
Afin d’obtenir votre certification, vous devez alors fournir un plan d’actions pour corriger vos non-conformités. L’auditeur vous expliquera les éléments attendus dans ce document.
Une fois votre plan d’actions envoyé à l’auditeur, il ne vous reste plus qu’à patienter en attendant son retour. Comptez un délais d’un mois minimum.
L’obtention de la certification vous permet d’afficher le logo Qualiopi sur votre site. (Exemple sur notre page formation webmarketing)
Dans vos locaux ou dans ceux de l’organisme de certification, l’auditeur reprend chacun des critères qualité (pas forcément dans l’ordre du référentiel) et vous demande d’expliquer et de justifier votre démarche.
C’est là où le document préparatoire vous permet d’être plus efficace car vous pouvez tout simplement lire votre document avec vos réponses déjà préparées.
Pour chacun des critères, l’auditeur peut vous demander des pièces justificatives.
En cas de non-conformités, il vous les mentionne.
L’audit dure entre 0,5 jour et plusieurs jours selon les cas. La durée de l’audit dépend de plusieurs critères :
Voilà ce que cela donne :
✓ CA moins de 150K€ : 1j +0,5j si apprentissage + 0,5j par site si plusieurs sites.
✓ CA entre 150K€ et 750k€ : 1j + 0,5j par catégorie + 0,5j par site
✓ CA supérieur à 750k€ : 1,5j + 0,5j par catégorie (sauf apprentissage +1j) + 0,5j par site
Une fois l’audit terminé, l’auditeur vous fait un rapport avec les éventuelles non-conformités. En cas de non-conformités, vous devez proposer un plan d’actions avant d’obtenir la certification Qualiopi.
Voici la liste des organismes de certification que vous pouvez contacter pour passer la certification Qualiopi pour vos prestations de formation.
Vous pouvez cliquez sur le lien pour retrouver leur site. Pour ma part, ayant déjà une certification de formateur avec l’ICPF, je suis passé par eux.
Source : travail-emploi.gouv.fr
Le tarif va dépendre de l’organisme certificateur et de votre situation (chiffre d’affaires, nombre de sites à auditer…), je vous conseille de demander plusieurs devis afin de trouver l’organisme certificateur qui vous convient.
Pour ma part, avec l’ICPF, j’ai eu un budget de 885€HT pour l’audit initial puis 440€HT par an pour le suivi (incluant l’audit de surveillance). Mais j’ai bénéficié d’un audit allégé ayant déjà la certification ICPF et donc d’un tarif allégé aussi.
Si vous avez déjà une certification ou une labellisation pour votre organisme de formation, l’audit est aménagé et simplifiée.
C’était mon cas avec la certification ICPF, fondée sur les normes ISO et AFNOR, que j’avais déjà obtenu il y-a quelques années. La mise en place d’une démarche qualité est donc payante.
Dans le cas d’un audit allégé, vous n’aurez à justifier que les indicateurs suivants : 1 – 2 – 11 – 12 – 22 – 24 – 25 – 26 – 32 ainsi que les indicateurs spécifiques s’appliquant dans votre cas.
Le tarif est également allégé.
Une fois avoir passé votre audit initial, la certification doit être renouvelée tous les 3 ans. Un audit de surveillance à mi-parcours est également prévu entre 14 et 22 mois après l’audit initial. C’est également à ce moment là que le certificateur vérifiera que vous avez bien corrigé les non-conformités soulevées durant l’audit initial.
En cas de non-correction, votre certification peut vous être retirée.
L’audit de renouvellement interviendra ensuite 3 ans après votre audit initial.
L’audit qualité se base sur le référentiel national qualité. Voici les indicateurs présents dans le référentiel :
1. Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.
2. Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.
3. Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il informe sur les taux d’obtention des certifications préparées, les possibilités de valider un/ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés.
4. Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s).
5. Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.
6. Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires.
7. Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure de l’adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée.
8. Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation.
9. Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.
10. Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.
11. Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.
12. Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.
13. Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise.
14. Le prestataire met en œuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté.
15. Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.
16. Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification.
17. Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…).
18. Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…).
19. Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.
20. Le prestataire dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement.
21. Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.
22. Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.
23. Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.
24. Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.
25. Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.
26. Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.
27. Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.
28. Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour coconstruire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise.
29. Le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences.
30. Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.
31. Le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation.
32. Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.
Pour en savoir plus sur les indicateurs qualité, téléchargez le document officiel sur cette page
Tous les organismes de formation vont devoir se mettre en conformité et obtenir la certification Qualiopi d’ici début 2022.
Voyez-le comme une opportunité d’améliorer vos processus de formation ????
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Merci pour ces informations !
Je n’arrive pas à trouver l’information si la certification Qualiopi peut être accordée à une formation en ligne sous forme vidéo ou audio ? Donc sans aucun locaux non plus.
Faut-il forcément un échange direct avec le client pour bénéficier de la certification ?
Bonjour David, qualiopi certifie l’organisme de formation pas la formation, c’est comme Datadock. Que les formations soient en ligne ou en présentiel, si vous êtes organisme ou que vous souhaitez le devenir, il faudra passer par Qualiopi. Si vous n’avez pas de locaux, l’audit se fait chez le certificateur. Dans mon cas, je me suis déplacé dans les locaux de l’ICPF pour l’audit 🙂
Bonjour,
Je me permets de rebondir sur votre article très clair et je vous en remercie.
Après année salariée chez un prestataire RH en tant que Consultante recrutement, je souhaite créer un cabinet spécialisée dans l’accompagnement et les bilans de compétences. J’ai pu voir que la certification QUALIOPI demandait notamment de mettre en lumière nos dernières réalisations et ce de manière très détaillée. Ma question est donc la suivante, lors que nous débutons dans une activité, comment valoriser des prestations que nous n’avons pas encore eu l’opportunité d’engager ? Merci pour votre réponse.
Bonjour, pour les nouveaux organismes il faut mettre en place les process qualité et expliquer ce qu’on ferra et quels document sera produit. Bonne journée
Cet article est clair et résume parfaitement les enjeux de la certification !
Qualiopi n’est pas si simple … mais cela reste un véritable gage de qualtié
Merci 🙂
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