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SOMMAIRE DE L'ARTICLE
crédit photo : iStock by Getty Images
Travailler sur des projets collaboratifs, grâce à des outils permettant de se connecter aux 4 coins du globe, est un des axes privilégiés par de nombreuses entreprises à ce jour. Taskworld est l’un de ces outils, permettant à des équipes de se connecter de n’importe où dans le monde.
Là où de nombreuses solutions proposent le strict minimum, ou peuvent s’avérées incomplètes pour la gestion de projets, Tasworld va au delà en proposant une réelle optimisation des tâches. Un premier bon point ! La solution est en français pour ceux qui seraient réfractaire à la langue de Shakespeare.
Taskworld est une solution permettant à des équipes de travailler collaborativement sur des projets. En proposant un ensemble de fonctionnalités destinées à optimiser son temps de travail et accroitre sa productivité, Taskworld se distingue par des points qui savent faire la différence.
Ainsi une gestion poussée des tâches et un système de notifications par mail et/ou directement au sein du projet, vous permettra d’être alerté à chaque modification apportée ou sur les tâches qui vous sont assignées. Un autre élément qui est un point fort sur cette solution, est sa messagerie intégrée. Vous pourrez ainsi échanger avec l’ensemble des membres qui sont connectés au projet en temps réel.
Les tâches renseignées vous ouvriront par ailleurs, une multitude de paramètres afin de leur assigner des priorités, des dates d’échéances, des fichiers joints etc…
Voyons à présent comment fonctionne Taskworld en créant un premier projet :
Commencez par créer un compte et bénéficiez en même temps d’une période d’essai de 15 jours : créer mon compte et ensuite créez votre premier projet en cliquant sur + Projet en haut à droite de la barre des tâches.
Donnez un nom à votre projet et éventuellement une description si vous en possédez plusieurs. Choisissez ensuite votre paramètre de confidentialité entre privé ou public, en sachant que le mode privé ne sera accessible qu’aux personnes invitées à travailler sur votre projet.
Vous pourrez ajouter directement des membres à votre projet depuis cette fenêtre, en sélectionnant « Ajouter des Membres au Projet ». Il sera possible de le faire ultérieurement et par tâche à assigner.
Une fois que vous aurez cliqué sur Suivant vous devrez choisir un modèle pour votre projet. Nous choisirons le classique Kanban pour notre exemple, mais vous pourrez tester les différentes possibilités selon les projets à gérer.
Choisir Kanban et cliquez sur créer un projet.
Vous arriverez ensuite sur l’écran ci-après, avec des listes de tâches par défaut communes à l’ensemble de nombreux projets de base : A faire, En cours et Effectué. Vous pourrez bien sur choisir vos propres listes, les renommer et/ou en ajouter.
Note : Comme vous le voyez sur le visuel, un petit didacticiel en forme d’info-bulle vous permet de suivre pas à pas le fonctionnement de Taskworld.
Vous pourrez à loisir créer des listes et leur assigner des tâches pour voir comment fonctionne Taskworld et tester ainsi les nombreuses fonctionnalités.
Sachez également que l’ensemble des listes et des tâches peuvent être déplacées via le principe de drag & drop. Vous gardez le doigt appuyé sur le bouton gauche de votre souris et vous déplacez vos tâches d’une liste à une autre, ou au sein d’une liste de haut en bas si vous souhaitez changé l’ordre d’affichage.
Vous pourrez faire de même en déplaçant les listes de droite à gauche.
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Voyons à présent les fonctionnalités qui sont paramétrables au sein des tâches. Pour se faire ajouter des tâches au sein d’une liste, en cliquant sur le petit signe + en haut de la liste.
Les tâches fonctionnent comme le principe d’une ToDoList avec une case à cocher quand celle-ci est achevée. Lorsqu’une tâche est achevée, elle est automatiquement ajoutée à une sous-liste « tâches terminées » – Vous pourrez toujours décocher les tâches s’il s’avère qu’elles ne sont pas achevées, et elles seront repositionnées dans la liste.
Les actions rapides de base, sont représentées par des petits pictos dans la fenêtre de saisie.
Vous pouvez saisir uniquement le nom d’une tâche dans un premier temps, et la valider en appuyant sur entrée. Une fois votre tâche créée, cliquez dessus et vous accéderez ensuite à l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
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Quand vous cliquez sur une tâche, vous accédez au menu des fonctionnalités pour la paramétrer.
En premier lieu vous aurez accès à 3 sous-menus :
Au sein des propriétés, plusieurs options seront possibles pour optimiser la tâche et informer votre équipe de son avancée.
Notez que vous pouvez attribuer des tâches à des membres, afin qu’ils soient notifiées des modifications apportées.
Toutes les options paramétrées apparaitront sur la tâche lorsque vous reviendrez en mode affichage liste. Ça permet ainsi une lecture rapide des tâches, surtout lorsqu’elles sont nombreuses.
Pour apprendre à optimiser son travail collaboratif à l’aide d’un outil comme Taskworld, il est premièrement nécessaire de dresser une liste avec l’ensemble des membres qui seront assignés à un projet. Il est indispensable que chaque membre renseigne bien son profil avec une photo (pour être reconnaissable parmi des membres aux prénoms similaires), des coordonnées comprenant téléphone, mail etc…
Vous pourrez ainsi cliquer sur la photo d’un membre responsable d’une tâche, et accéder ainsi à ses coordonnées si vous avez besoin de le contacter.
En second lieu, il faut attribuer des rôles parfaitement définis à chaque membre, avec éventuellement des rôles d’administrateurs en plus du chef du projet.
Paramétrez bien les notifications pour l’ensemble des membres, car il n’est pas utile que certaines personnes soient notifiées sur des tâches qui ne sont pas en rapport direct avec leur travail.
Pensez également à adopter un code couleur commun à tous, pour les tâches urgentes par exemple.
Pensez enfin à toujours fixer des dates d’échéance sur vos tâches, de manière à ce que votre projet s’insère bien dans un planning, et qu’il soit respecté.
Comme la majorité des solutions de gestion de projets, Taskworld propose un tarif par nombre d’utilisateur. Pour une utilisation personnelle, le tarif/utilisateur est à 11$/mois, soit l’équivalent en euros à quelques centimes près. Ainsi pour 5 utilisateurs comme indiqué sur le visuel ci-dessous, il vous en coutera 55$/mois.
C’est un tarif relativement souple, sachant que la solution propose davantage de fonctionnalités que certains de ses concurrents directs comme Trello.
Taskworld créé la surprise en offrant un gestionnaire de projets complet et entièrement personnalisable grâce aux nombreuses fonctionnalités liées aux tâches. Une messagerie permettant d’échanger en direct avec les membres, est un réel point fort de la solution, notamment quand vous travaillez de différents endroits.
Le tarif est relativement souple, à hauteur de 11$/membre.
Notez qu’il est tout-à-fait envisageable d’utiliser Taskworld à titre personnel sans avoir la nécessité d’inviter des membres. Vous pourrez par exemple gérer un projet seul, et avoir une vue d’ensemble sur vos tâches à exécuter.
La gestion d’un blog avec un planning éditorial peut s’avérer très utile pour visualiser un ensemble d’actions comme des jeux-concours à mettre en place, des articles à publier, des partages à paramétrer, des newsletter à envoyer etc…
Un community manager pourrait très bien l’utiliser dans le cadre de ses missions par exemple.
article rédigé dans le cadre d’un partenariat avec Taskworld
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