Comment Faire Le Cahier Des Charges D'un Site Internet ? – Leptidigital

Avant de se lancer dans la création d’un site web, il faut créer un cahier des charges. Découvre les 4 parties qui composent ce dossier
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Avant de commencer, remettons un peu de contexte : qu’est-ce que c’est un cahier des charges ? Il s’agit tout simplement du dossier de référence du projet, celui à qui on se réfère en permanence, pour chaque question ou tâche. Il permet à celui qui commande le projet de guider de manière concrète ceux qui vont réaliser le projet.
Ce dossier donne un aperçu précis des besoins et de l’organisation sur lesquels le projet va se construire. C’est pour cela qu’on doit y retrouver un certain nombre d’informations. Par exemple, tu devras décrire ton entreprise et dans quel contexte ce projet va évoluer. C’est important si tu passes par un prestataire externe, et même en interne pour remobiliser tout le monde. Il faudra aussi faire d’autres rappels, comme l’identité visuelle de ton business, les cibles, etc…
Après tous ces rappels, le but est d’expliquer clairement le projet en lui-même. Ici, il s’agit d’un site internet, mais en réalité, c’est un processus qui fonctionne avec quasiment tous les types de projets. À la base, ce n’est pas quelque chose qui a été inventé pour les projets digitaux en particulier.
Quel que soit le domaine d’expertise dans lequel tu opères, le cahier des charges te donnera des avantages. Il permet de réduire (quasiment) à 0 les ambiguïtés entre les différentes parties prenantes du projet. Étant donné qu’on y trouve toutes les informations qui sont nécessaires à la réalisation du projet, évidemment, les processus de travail en ressortent fluidifiés. Bien sûr, pour que fonctionne vraiment bien, il faut qu’il soit bien rédigé.
Si on devait trouver un point faible au cahier des charges on pourrait effectivement dire que c’est un petit peu long à faire, et que ce n’est pas le plus agréable. Si tu es le chef du projet, tu as sûrement déjà toutes les données qui tournent autour de ton site internet en tête. Tu auras alors l’impression que la réalisation de ce dossier est une perte de temps. C’est cela qu’il faut éviter, pour ne pas bâcler le cahier des charges. Essaye de le faire avec un ou plusieurs collaborateurs pour gagner du temps, avoir un autre point de vue, et essayer de ne pas perdre trop la motivation.
Si on reprend l’exemple d’un prestataire externe qui se chargerait de la production de ton projet, en l’occurrence ici un site internet, ce dossier a d’autres utilités. Déjà, il facilite largement la prise de devis auprès des agences ou des freelances puisqu’il va lister de A à Z tout ce que contient le site (arborescence, fonctionnalités, etc…). On y reviendra plus tard mais il y a vraiment beaucoup de choses à penser en amont du dossier. Pour rester dans les devis, le côté formel du cahier des charges fournira aux différents (potentiels) prestataires les mêmes informations. C’est donc une excellente base pour les comparer et trouver celui qui correspond le mieux à tes attentes et ton budget.
Avant de se lancer dans un cahier des charges, l’idéal est d’avoir déjà fait une grosse réflexion sur le projet. En général, c’est le cas. Peut-être que tu auras même déjà mis à l’écrit une stratégie marketing ou autre. En tout cas, c’est mieux d’avoir déjà une idée claire et plutôt affiné de ce que ton site va être. Sinon, tu risques d’être déçu lors de la rédaction du dossier, en te rendant compte qu’en fait la solution imaginée ne correspond pas du tout à tes besoins.
La première partie est importante pour rappeler le contexte du projet et dans quel environnement le site web va grandir.
Évidemment, sur la première page, il faut rappeler le nom de ton entreprise ainsi que ses coordonnées. Jusque-là, c’est plutôt évident. Il est également important d’apposer les noms de ceux qui seront en charge du projet, ceux qui seront tout simplement responsable du bon déroulement.
Ensuite, il va falloir que tu présentes ton entreprise avec des informations plutôt classiques et factuelles. Il faut bien sûr rappeler l’activité de cette entreprise, l’histoire de celle-ci, mais aussi son positionnement, ses résultats financiers, le nombre de salariés, les perspectives futures, et bien entendu le secteur d’activité.
Il ne faut pas hésiter à détailler la partie qui explique les produits et / ou les services. En fait, si tu rajoutes des détails sur chacun d’entre eux, ou du moins, sur les gammes de produits, cela va permettre au prestataire de mieux cerner ton activité. Il faut bien penser qu’une personne externe à l’entreprise n’a pas forcément de connaissance du marché sur lequel tu évolues. C’est pour cela qu’il ne faut pas hésiter à rajouter des informations. En plus, cela facilite la tâche pour les intégrer efficacement dans le site.
Maintenant, il faut bien sûr rappeler à qui sera destiné ce site web. C’est un des éléments les plus importants du cahier des charges. Il s’agit des informations qui vont guider concrètement la réalisation du site. Si tu as déjà travaillé sur ton positionnement ou ta stratégie marketing plus globalement, cela va être assez facile pour toi puisque tu l’auras sûrement déjà fait. Néanmoins, rappelons qu’il est important de bien segmenter ses cibles, de bien préciser leur nature (professionnel ou particulier), et toutes les caractéristiques propres à elles. Pour faciliter tout ce travail, il est possible de créer des personas, qui sont des personnages fictifs, qui représentent tes différentes cibles.
Une fois qu’on a donné toutes les informations « de base » sur l’entreprise, il faut essayer de projeter le site web dans cet environnement. Pourquoi faire ce site ? Dans quel intérêt ? Que va-t-il apporter à l’entreprise ? Ce sont en quelque sorte les questions qu’il faut se poser ici. Il faut concrètement définir quels sont les objectifs principaux de ce site web. Il peut s’agir d’acquisition de client bien sûr, mais il peut avoir d’autres intérêts comme la fidélisation, la notoriété, ou l’information. Idéalement, on crée ces objectifs sous la forme SMART (spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporel).
Enfin, s’il s’agit d’un projet de refonte de site web, il faut faire un bilan de ce qui existe déjà, pour montrer qu’on ne part pas de 0 et qu’il y a peut-être des choses à reprendre. Il faudra bien sûr mentionner l’URL du site, avec quelle technologie il a été construit : est-ce qu’il fonctionne sur un CMS ou a-t-il été fabriqué sur-mesure ? Il faut renseigner les principaux indicateurs chiffrés du site, à propos de son trafic, mais aussi de ses résultats commerciaux (conversion, chiffre d’affaires, …). Pour mieux guider le prestataire, n’hésite pas à expliquer comment le site était géré jusque-là : fréquence de contenu, hébergement web, stratégie SEO, campagne Google Ads, prestataire, etc…
Pour clôturer cette partie, tu peux tout à fait informer tes lecteurs de la deadline du projet. Il n’est pas facile de projeter au point de définir un date à laquelle le projet sera « complètement » terminé. De plus, il faut bien se dire que sur la plupart des projets du genre, il y aura du retard. On a tendance à dire qu’il faut rajouter 30 % de délai supplémentaire pour obtenir les livrables attendus.
Maintenant que le contexte du projet est défini clairement, il faut passer à la partie un peu plus intéressante : les besoins du projet. Le but va globalement être de décrire de manière concrète tout ce que va contenir ton site, sur le fond et sur la forme.
Commençons par la forme. Avant d’aller plus en profondeur dans le site, on va décrire superficiellement à quoi il devrait ressembler.
Si ton entreprise existe déjà, tu te facilites encore une fois la tâche (si tu comptes garder le même style bien sûr). En effet, il va falloir fournir ici la charte graphique selon laquelle le site web va être construit. On devra évidemment y trouver le logo de l’entreprise, mais aussi les quelques couleurs principales qui composeront l’aspect visuel. On retrouve également les typographies qui seront utilisées. Veille à ne pas abuser sur le nombre de polices de caractère.
Ensuite, il faudra indiquer les différents éléments graphiques récurrents (ou non) qu’on trouvera dans le site. Il ne s’agit pas que d’éléments visuels sans utilité fonctionnelle, tu peux aussi indiquer un certain type de carrousel, un type de scroll, etc…
En tout cas, il y a des chances que tu aies fait de la veille sur d’autres sites pour trouver de l’inspiration et des idées à intégrer dans le design de ton projet. Il n’y a pas de mal à ça ! Au contraire, n’hésite pas à créer un moodboard, dans lequel tu vas intégrer toutes tes sources d’inspirations, pour l’intégralité de l’aspect graphique. Cela va te permettre de communiquer aux parties prenantes du projet l’univers dans lequel tu veux les emmener, c’est important. Tu peux même y ajouter des documents de communication déjà existants de ton entreprise s’il y en a.
Après, il va falloir définir et expliquer le rapport de ta cible avec les technologies digitales et donc l’ergonomie. Encore une fois, c’est ta cible qui va influencer ton choix. Si tu t’adresses à des personnes de moins de 25 ans, qui ont grandi avec le digital, l’approche ergonomique sera fondamentalement différente qu’avec des retraités. Là encore, il faut faire un maximum de veille pour comprendre ce qui fonctionne chez tes concurrents. Pour continuer sur l’exemple des personnes âgés, tu peux regarder certains sites de mairies. Ils ont des normes importantes à respecter en termes d’accessibilité.
Définissons maintenant l’aspect fonctionnel de ton site web.
La base de cette partie est clairement l’arborescence du site. Grâce à cela, tu vas pouvoir définir quelles seront les pages qui composeront ton site web. Ainsi, tu pourras les passer en revue une par une pour trouver plus facilement les fonctionnalités qu’on y trouvera. À ce moment-là, il faut déjà commencer à penser SEO en structurant son contenu de manière optimisée. Pour faire ton arborescence tu peux utiliser des logiciels de mind mapping comme Xmind ou MindMeister par exemple. Tu peux aussi opter pour un tableur. Dans tous les cas, essaye de faire quelque chose d’assez visuel, avec des couleurs, pour faciliter la lecture.
Maintenant que tu as l’arborescence, il faut définir l’ensemble des fonctionnalités qu’on trouvera dans ton site web. Indique chaque spécificité souhaitée et l’intérêt qu’elle a pour ton site et/ou ton entreprise. Reste concis mais n’hésite pas à bien clarifier les choses pour éviter les malentendus. Comme pour le design, n’hésite pas à intégrer des exemples que tu as vu sur d’autres sites pour que ce soit plus parlant.
Le nombre de fonctionnalités que l’on peut trouver sur un site web est énorme, voir presque infini en fait. Voici néanmoins quelques exemples : blog, chat bot, avis clients, newsletter, formulaire de contact, création de compte client, site multilingue, FAQ, partage sur les réseaux sociaux, fil d’Ariane, retargeting, cross-selling, etc…
On pense en premier lieu aux fonctionnalités des utilisateurs, mais il n’y a pas que ça ! Il faut aussi penser à soi-même et donc aux fonctionnalités qu’on aimerait avoir de son côté. N’oublie de donner les fonctionnalités que tu souhaites posséder dans ton back-office par exemple.
Pour décrire les fonctionnalités de manière claire, tu peux créer des maquettes fonctionnelles à la main ou sur un outil graphique simple. Cela permet de les ancrer visuellement dans le site web.
Le contenu est une partie aujourd’hui incontournable d’un site internet. Il ne faut donc pas que tu le mettes de côté, encore moins dans ton cahier des charges, qui est le dossier référence du projet.
Bien sûr, on n’écrit pas du contenu « juste pour le plaisir », il doit y avoir un objectif et une stratégie qui se cachent derrière. En général, la création de contenu sur un site web s’inscrit dans une logique marketing. En effet, des contenus qui apportent une réelle valeur ajoutée vont permettre d’asseoir ton expertise sur ton domaine d’activité. C’est l’occasion de devenir une source d’information de confiance aux yeux de tes visiteurs.
Tu vas aussi t’en servir pour répondre aux problématiques des internautes. Quand on parle de valeur ajoutée, c’est notamment ce qu’on sous-entend. Et puis, évidemment, le contenu te permet de mieux te positionner dans les résultats de recherche. Autrement dit, cela peut booster ton SEO. Il faut pour cela que les contenus et leur stratégie soient optimisés, et du temps, beaucoup de temps.
On sait désormais sous quelle forme va se manifester le site web. L’objectif va maintenant être de trouver comment faire fonctionner tout cela.
Déjà, le point le plus important est la technologie que tu vas utiliser pour créer ton site web. Est-ce que tu vas utiliser un CMS tel que WordPress ? Il existe bon nombre de CMS, qui peuvent aussi être dédiés au e-commerce (Shopify, PrestaShop, Magento, …). Certains sont plus ou moins compliqués que les autres à maîtriser et à comprendre. Néanmoins, c’est une solution à privilégier si tu souhaites gérer le site en interne par la suite.
Si tu ne veux pas de CMS et que tu cherches une solution qui soit intégralement sur-mesure, c’est possible. Si tu passes par un prestataire pour gérer cela, il y a des chances que tu aies encore besoin de lui pour gérer le site par la suite. C’est une solution plus personnalisée mais moins flexible plus tard. Si tu es une grosse structure, tu peux développer un site sur-mesure en embauchant une équipe qui va diriger le projet sur le long terme.
Assure-toi que l’ensemble des fonctionnalités que tu souhaitais posséder soient compatible avec la technologie voulue.
Il faut aussi gérer tout l’aspect hébergement du site web. Si tu n’y as pas réfléchi, c’est l’occasion de le faire. C’est aussi le moment de préciser quel nom de domaine sera utilisé.
La connectivité de ta solution peut être un point important si tu utilises des outils externes au site. Assure-toi que tes logiciels marketing, ton CRM, ou ton outil d’emailing soient compatibles avec ton site web.
Pour résumer, renseigne toutes les informations techniques qui peuvent être utiles dans ce projet. On pourrait également citer le côté responsive du site, l’évolutivité du site, la méthode d’ajout et de mise à jour de contenu, etc…
Dans cette partie, le but sera plutôt de gérer toute la gestion de projet.
Tout d’abord, si tu comptes passer par un prestataire pour réalisation une ou plusieurs missions sur ton projet, il faut définir son périmètre d’intervention. Lors du devis, c’est quelque chose qui aura forcément un certain poids.
Le nombre de missions différentes qui tournent autour d’un tel projet est énorme. D’instinct, on pense surtout à la création « technique » du site, mais on pourrait citer l’analyse du trafic, tout le design, la création de maquettes graphiques, la formation sur les différents aspects, le SEO, etc…
La quantité de compétences différentes qu’il faut pour mener à bien la création d’un site web est assez impressionnante. Si ton projet est sérieux et se fixe des objectifs ambitieux, il va falloir se former, déléguer ou embaucher les bonnes personnes.
En tout cas, il va falloir mettre en place le planning à suivre tout au long du projet, à commencer par les dates importantes, telles que la date limite des différents livrables. C’est aussi l’occasion de répartir les missions aux personnes / prestataires selon leurs compétences et leurs aisances.
Il faut aussi définir comment les parties prenantes du projet vont collaborer : méthode de contact, récurrence des réunions / points, personnes à contacter, etc…
La dernière partie est un peu point importante à court terme. Elle a moins d’influence sur la création du site. Cependant, c’est une manière d’anticiper les retombées (positives) du projet, ainsi que son retour sur investissement.
Tout d’abord, il faut estimer les coûts. Si tu passes par des prestataires, tu vas pouvoir remplir cela simplement grâce à leurs devis. Peut-être que les différents devis feront mentir tes estimations à la hausse ou à la baisse. Dans l’idéal, il faudra aussi chiffrer les frais sur le long terme. Combien cela va te coûter d’entretenir le site ? Et il ne s’agit pas que de l’abonnement pour l’hébergement. Il faut aussi compter la création de contenu, les optimisations SEO, la gestion des campagnes Ads, etc… Il y a toujours du travail à faire sur un site.
Ensuite, tu peux te lancer à l’exercice des pronostics. Essaye de fixer des objectifs à 1 an pour ton site web, afin de fixer un cap, et de mobiliser toutes les parties prenantes. Ces objectifs concernent bien sûr le trafic du site, et ses autres KPI, mais aussi les objectifs commerciaux (taux de conversion, CA, etc…).
Tu l’auras compris, le cahier des charges est un document de référence pour mener à bien la création d’un site web. Il prend d’autant plus d’importance lorsqu’il y a plusieurs personnes / prestataires qui travaillent dessus. C’est un bon moyen d’avancer sans ambiguïté dans la création de son site web.
Si tu construis ton cahier des charges d’une autre manière, n’hésite pas à le partager dans les commentaires ou bien sur nos réseaux sociaux ! 😉
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