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A partir du moment où vous êtes prestataire de formation professionnelle ou que vous souhaitez devenir formateur et que vous êtes en possession d’un numéro de déclaration d’activité, chaque année, courant avril, vous devez déclarer votre bilan pédagogique et financier (ou BPF pour les intimes). C’est également le bon moment pour faire un point annuel sur votre activité de formation. Voyons voir cela ensemble…
Si vous n’avez pas encore d’organisme et que vous souhaitez vous lancer, vous pouvez lire notre article sur comment créer un organisme de formation, ou encore celui sur la liste des documents encadrant les prestations de formation (contrat de formation, convention de formation, émargement, programme de formation, attestations, règlement intérieur…), et celui sur la certification RNQ / Qualiopi.
Si vous souhaitez créer votre organisme de formation ou encore digitaliser vos parcours de formation, suivez nos formations pratiques à destination des formateurs et futurs formateurs : notre formation pour créer son organisme de formation et notre formation pour créer une offre de formation en ligne. Allez jeter un œil également à notre parcours complet de formations pour formateurs.
Quelle que soit la taille de votre organisme de formation, que vous soyez formateur indépendant enregistré en tant qu’organisme ou organisme avec plusieurs dizaines de formateurs, le bilan pédagogique et financier est un passage obligé pour tous les prestataires de formation.
Chaque année, en avril, les organismes doivent déclarer leur activité sur le site mesdemarches.emploi.gouv.fr. Ces derniers doivent déclarer les aspects financiers, ainsi que le nombre de stagiaires formés.
Si vous êtes bien organisé et que durant l’année précédente vous avez bien noté les différentes répartitions, cette déclaration ne vous prendra pas plus d’une demi-heure.
Attention, en revanche, si vous n’avez pas d’organisation rigoureuse et que vous devez chercher les différentes informations en épluchant tous vos documents de l’année précédente, cela sera une autre histoire ????
Pour remplir votre bilan pédagogique et financier, vous allez avoir besoin de ces éléments :
Pour être efficace, vous avez deux possibilités :
A vous d’opter pour la solution qui vous convient le mieux.
Important : même si vous n’avez pas eu d’activité d’action de formation sur l’année que vous êtes entrain de déclarer, vous devez soumettre un bilan pédagogique et financier. Dans ce cas il suffit de mettre néant dans les différents éléments à compléter.
Et, si un jour, vous fermez votre organisme de formation professionnelle, vous devrez également soumettre un dernier bilan pédagogique et prévenir la DIRECCTE de votre région de la clôture de votre OF.
Bien que la saisie se fasse entièrement en ligne, vous pouvez toujours télécharger le document cerfa. Cela peut vous donner une idée des informations à recueillir avant la saisie. Vous pouvez retrouver ce cerfa, sa notice explicative et des infos complémentaires sur le site de la Direccte.
Suivez maintenant ces 6 étapes pour remplir votre bilan pédagogique et financier :
Connectez-vous à votre compte mesdemarches.emploi.gouv.fr puis cliquez pour commencer votre déclaration. Les deux premiers cadres concernant l’identification et les caractéristiques de votre organisme sont logiquement préremplis.
Sinon, il faut indiquer son siret / siren, le code NAF de son établissement, l’adresse, les coordonnées de contact et la date de début et de fin de l’exercice comptable.
Dans cette première partie à remplir, vous allez devoir indiquer la répartition du chiffre d’affaires de l’activité de l’organisme de formation continue.
Servez-vous de votre tableau Excel ou de votre CRM pour faire la démarche. Si vous n’avez ni l’un ni l’autre, il est temps de mettre en place au moins un fichier Excel pour vous aider dans cette déclaration et celles des années suivantes.
Indiquez la ventilation de votre chiffre d’affaires en fonction des différents types de financements. Je vous en ai cité une bonne partie un peu plus haut dans l’article mais vous pouvez retrouver l’ensemble via cette copie d’écran :
Faites donc le total sur l’année par type de financement, puis indiquez les résultats dans votre bilan pédagogique et financier.
De la même façon, remplissez vos charges (location de salle de formation…) en précisant le montant des salaires des formateurs et le montant des achats de prestations d’animation de formation pour les formateurs indépendants consultants.
Dans cette partie, indiquez le nombre de formateurs salariés et le nombre de formateurs en contrat de sous-traitance avec la répartition du nombre d’heures de formation également.
Dans le bilan pédagogique, donnez la répartition de vos stagiaires selon leur profil (salariés, personnes en recherche d’emploi…), indiquez également la proportion des stagiaires confiés à un autre organisme de formation en contrat de sous-traitance ou inversement le nombre de stagiaires confiés par d’autres OF. Dans le bilan, vous avez aussi à renseigner la répartition par objectif de la formation (formation diplômante, certifiante…) et par domaine.
Voici quelques copies d’écrans qui peuvent vous aider à mieux visualiser les infos demandées.
Pour la répartition par type de stagiaire / apprenant (salariés, apprentis, personnes en recherche d’emploi…) :
Pour la répartition par objectif de formation (formation visant un diplôme, une certification, autres formations, bilan de compétences, CQP, RNCP…)
Une fois que tout est complété, il suffit de soumettre votre bilan en ligne. La date limite de dépôt est généralement fixée au 30 avril.
Vous avez désormais les clés pour bien vous préparer et vous organiser afin de ne plus passer trop de temps sur vos prochains bilans ????
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Vous apprendrez à créer un centre de formation, dispenser des formations, mettre en place une démarche qualité de la formation avec les différents critères de qualité à respecter indiqués par le référentiel national, bien tenir compte des différents profils d’apprenants… En bref avoir les clés en main pour développer cette activité.
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Sylvain LEMBERT
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